Bahan ajar

Bahan ajar           :               Kelas XII

                                                Semester 1

SURAT DINAS

•          Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang isinya ditujukan untuk kepentingan dinas, dalam pemerintahan maupun swasta.

•          Surat ini sering pula disebut surat jawatan karena umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintahan.

•          Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang isinya ditujukan untuk kepentingan dinas, dalam pemerintahan maupun swasta.

•          Surat ini sering pula disebut surat jawatan karena umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintahan.

•          Beberapa ahli mengidentikkan surat dinas dengan surat resmi. Alasannya, karena surat dinas selalu ditulis dalam format dan menggunakan bahasa resmi. Namun, kaidah aturan-aturan resmi, tidak hanya ’milik’ surat dinas, dalam surat pribadi pun, sifat resmi itu kadang-kadang diperlukan.

•          Misalnya, ketika seseorang mengajukan lamaran kerja ataupun menulis undangan pernikahan.

•          Surat dinas memiliki format dan juga bahasa yang sangat berbeda dengan surat pribadi atau kekeluargaan. Bahasa yang digunakan tentu saja bahasa baku, demikian pula formatnya. Penulisan surat dinas sesuai dengan Keputusan  Menpan Nomor 71/1993.

•          Klik di sini untuk melihat format surat dinas 

 

Ciri-Ciri Surat Dinas

•          Dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik pemerintah maupun swasta.

•          Berisi kepentingan-kepentingan dinas

•          Disusun dalam format dan bahasa resmi.

1) kepala surat

2) nomor surat

3) tanggal surat

4) lampiran

5) hal atau perihal surat

6) alamat surat

7) salam pembuka

8) isi surat

9) salam penutup

10) status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

11) tembusan

12) inisial

Keterangan yang lebih jelas mengenai bagian-bagian surat tersebut diuraikan satu per satu, seperti berikut ini.

Kepala Surat (Kop Surat)

Dalam bagian ini harus mencantumkan

• lambang, nama instansi, dan alamat;
• nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile (jika ada);
• nama instansi ditulis dengan huruf kapital;
• huruf awal alamat ditulis dengan huruf kapital;
• nama instansi, kata jalan, telepon, faksimile tidak disingkat dan tidak diikuti tanda titik dua.

Tanggal Surat

Hal yang tercantum dalam bagian ini adalah

• nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat;
• angka tahun ditulis lengkap dan tidak diakhiri tanda titik;
• nama bulan diawali dengan huruf kapital dan tidak disingkat;
• tidak dibubuhi tanda titik.
•  

Nomor Surat

Nomor surat memuat hal-hal sebagai berikut:

• mencantumkan nomer urut surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun;
• nomor bukan nomer dan ditulis dengan diawali huruf kapital;
• kata nomor diikuti tanda titik dua tanpa spasi.
•  

Lampiran Surat

Pada bagian ini harus diingat beberapa hal berikut:

• huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital;
• jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf atau angka (pilih salah satu);
• kata lampiran diikuti tanda titik dua.

Hal Surat

Bagian ini menandung pengertian sebagai berikut:

• disebut pula perihal surat yang mengemukakan isi pokok surat, berupa kata atau frasa;
• kata hal atau perihal ditulis dengan huruf awal kapital;
• huruf awal kata isi pokok surat ditulis dengan huruf kapital;
• kata hal diikuti tanda titik dua.

Alamat Tujuan Surat

Alamat surat atau tujuan surat ditulis dengan cara:

• mencantumkan nama orang atau tempat tinggal yang dituju;
• sedikitnya terdiri atas tiga baris;
• satuan kata yang terhormat disingkat Yth.;
• kata kepada tidak perlu dicantumkan;
• kata sapaan ibu, bapak, saudara dapat digunakan jika diikuti nama orang dengan diawali huruf kapital;
• gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan;
• jika jabatan dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan;
• huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital;
• nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan ‘di’;
• kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.

Salam Pembuka

Sebagai salam pembuka, harus ditulis dengan cara:

• bentuk yang lazim adalah Dengan hormat,;
• salam pembuka ditulis pada margin kiri, tidak menjorok seperti alinea
• baru;
• salam pembuka bisa dihilangkan karena sebenarnya sudah dicantumkan
• pada alamat tujuan surat yaitu Yth.;
• huruf awal ditulis dengan huruf kapital;
• diakhiri dengan tanda koma.

Isi Surat

Bagian ini terdiri atas subbagian berikut.

• Alinea Pembuka

Contoh:

Dengan surat ini, kami beri tahukan kepada Saudara…..

Bersama ini, saya kirimkan kepada Saudara ….

• Alinea Isi

Contoh:

Berkenaan dengan hal tersebut, kami….

Sehubungan dengan hal tersebut, kami…..

• Alinea Penutup

Contoh:

Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

Atas perhatian Sudara, saya ucapkan terima kasih.

Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian Saudara.

Salam Penutup

Menulis salam penutup, ingatlah beberapa hal berikut:

• kata-kata yang biasa digunakan: hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, dan wassalam;
• kata-kata tersebut ditulis dengan diawali huruf kapital hanya pada unsur pertama dan diakhiri tanda koma;
• sebagai catatan pada umumnya surat dinas tidak menggunakan salam penutup.
•  

Pengirim Surat

Dalam bagian ini, dicantumkan

• jabatan subjek surat - baris pertama
• tanda tangan - baris kedua
• nama terang - baris ketiga
• nomor induk pegawai - baris keempat
• huruf awal setiap unsur ditulis dengan huruf kapital
• nama pengirim tidak digarisbawahi dan tidak diakhiri tanda titik
• kata NIP tidak bertanda titik
• Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka
•  

Tembusan Surat

Bagian ini tercantum

• jika surat harus diketahui oleh pihak lain;
• ditulis lurus vertikal dengan nomor, lampiran, dan perihal;
• sejajar dengan pejabat yang menandatangani;
• disusun secara hierarki atau tingkatan;
• huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital;
• yang diberi tembusan adalah orang bukan kantor;
• kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
•  

Inisial

Bagian ini mencantumkan

• singkatan pengonsep atau pengetik surat.

contoh: IH/PA (Iin Hendrayani/Purnama Alam)

Bagaimanakah penggunaan bahasa dalam surat dinas? Telah

dikemukakan di atas bahwa dalam surat dinas digunakan bahasa baku.

Oleh karena itu, beberapa hal yang harus dipertimbangkan adalah

penggunaan struktur kalimat. Kalimat yang digunakan hendaknya tidak

terlalu panjang apalagi berbelit-belit. Kata-kata atau istilah hendaknya

jelas maksudnya dan tidak bermakna ganda. Perlu pula diperhatikan

pemakaian tanda baca karena tanda baca sangat menentukan maksud

isi surat.